از چالش ­های مهم مدیریتی در حوزه فرهنگی، خواه برای مدیران و خواه برای دانشجویان درگیر در فعالیت­ های داوطلبانه موضوع عدم ارتباط با تجربیاتی است که در طول سالیان و با هزینه ه­ای نه چندان کم به دست آمده است. این غریبگی با راه ­های رفته و نرفته مشکلی است که یک‌دوم تا سه‌چهارم عمر مدیریتی که معمولا حدود دو سال است را عملا به تسلط مدیر بر حوزه مسئولیت او مصروف می­ دارد. به عبارت دیگر چالش عدم آشنایی و تسلط مدیر بر حوزه مدیریتی خود، عمر مفید مدیریت را به ربع تا نصف می­ رساند. از طرفی تجربه نشان داده است که در حوزه فرهنگی و اجتماعی دانشگاه فردوسی مشهد، هیچ مدیری پس از پایان دوران مدیریتی خود که به ندرت به 4 ساله رسیده است، حاضر به پذیرش مجدد این پست نبوده است. در میان دانشجویان نیز فارغ­ التحصیلی، به جز در معدود مواردی حلقه واسط میان سران کانون­ های فرهنگی، انجمن­ های علمی دانشجویی و تشکل­ های اسلامی را گسسته است و امکان انتقال تجربیات را با چالش مواجه کرده است.این امر، مبنای اصلی شکل گیری «طرح تجربه‌نگاری فرهنگی با تاکید بر الگوی مشارکت» بوده است. ثبت تجربیات مدیران، کارشناسان و دانشجویان فعال در حوزه فرهنگی و اجتماعی از ابتدای تأسیس آن تا سال 1395 (حدود 20 سال) و همچنین بررسی مقایسه­ ای الگوهای مشارکت در طول زمان هدف اصلی این طرح بوده است. 

در این پژوهش در مجموع با 52 نفر مصاحبه صورت گرفت. 29 دانشجو، 8 کارشناس و 15 مدیر. مدت زمان این مصاحبه ها در حدود 70 ساعت بود و تلاش شد با دقت بسیار زیادی تحلیل شود. تحلیل داده­ ها با استفاده از تکنیک کدگذاری سه مرحله ای مورد استفاده در روش نظریه زمینه­ ای انجام گرفت. این کار در محیط نرم افزار MAXQDA، 2019 و با کدگذاری روی فیلم مصاحبه­ ها صورت پذیرفت.