دیدبانی از منظر نوعی اتاق فکر
نگاهی به فعالیت‌های گروه مطالعات و برنامه‌ریزی فرهنگی-اجتماعی
سیما تفکر‌نیا
کارشناسی مهندسی صنایع 94
وقایع اتفاقیه 59، صفحه 3
يکي از اقدامات مهم جهت پيشرفت و بهبود عملکرد هر ارگان و نهادي، ارزيابي وضعيت عملکرد قبلي، آسيب‌شناسي دقيق و تلاش براي ارائه راهکارهايي جهت بهبود آن‌ها و در نهايت به‌کارگيري اين روش‌هاست. در دانشگاه فردوسي نيز جهت بهبود فرايندها و تصحيح عيوب موجود، گروه مطالعات و برنامه‌ريزي فرهنگي- اجتماعي به وجود آمد. با علم به اهميت فلسفه وجودي اين گروه، به معرفي ماموريت آن و عملکردش مي‌پردازيم.
افتتاح
نظارت راهبردي بر تحقق اهداف اسناد بالادستي فرهنگي-اجتماعي
مجزا از طرح‌هاي پژوهشي، گزارش‌هايي کوتاه در بازه‌هاي زماني يک هفته‌اي يا ده روزه، پيرامون بررسي عملکرد معاونت‌هاي مديريت انجام مي‌شود. از سويي، با نظرسنجي‌هايي از دانشجويان در خصوص وضعيت تغذيه، مشاوره، بهداشت، ورزش و غيره، بررسي مي‌شود و هر فصل يکبار نتايج آن منعکس مي‌گردد. در شماره‌ي آتي «ايده دانشگاه»، گزارش‌هاي تمام حوزه‌هاي مديريتي چاپ خواهد شد. گزارش‌ها، راهبري است با موضوع اينکه بخش‌هاي فرهنگي دانشگاه چه کرده‌اند، نقاط قوت و ضعفشان چيست و در آينده چه بايد بکنند. انتظارات و بررسي‌ها متناسب با بسته‌هاي مديرتي است که به مديران در ابتداي روي‌کار آمدن يا فصلي يکبار تحويل داده شده است.
تنظيم برنامه و بودجه ساليانه معاونت فرهنگي- اجتماعي و دانشجويي
برنامه‌ي معاونت فاد بر اساس سند راهبردي دانشگاه که روي يک سري از موارد مانند مسئوليت‌پذيري اجتماعي، حقوق شهروندي، حس تعلق به دانشگاه و مباحث محيط زيستي تاکيد دارد، تهيه مي‌شود. سپس برنامه جزئي شده و به مديران تحويل داده مي‌شود و پس از رسيدن به توافق، برنامه‌ي تمام مديران و معاونت‌ها را روي سايت قرار مي‌گيرد که مخاطبان بدانند برنامه هر معاونت در سال آتي چه خواهد بود. هدف گروه مطالعات آن است که برنامه مذکور، به‌زودي روي سايت دانشگاه، قرار بگيرد. در رابطه با بودجه نيز اين قبيل اقدامات در دست انجام است. بودجه هر کدام از مديران و کل معاونت، اختصاص آن به بخش‌ها و تشکل‌هاي مختلف، به صورت شفاف مشاهده خواهد شد. انتشار جزئيات بودجه اما مطالبه‌اي است که بايد از معاونت طرح و برنامه داشت که البته که قسمت معاونت فاد، بر آن است که جزئيات بودجه را منتشر کند. کار گروه کمک به معاونت‌ها براي نوشتن بودجه و ارزيابي بودجه‌ها تاسيس شده است که براي دانشجويان، مشخص گردد که معاونت‌ها چه ميزان و براي چه موضوعي هزينه کرده‌اند. بايستي ذکر گردد که براي انتشار جزئيات، نياز به مجوزهاي لازم است. هدف اساسي گروه مطالعات آن است که با انتشار شفاف بودجه دانشگاه، دانشجويان و کارمندان دانشگاه متوجه اندک بودن بودجه دانشگاه شوند و از ميزان هزينه‌کرد دانشگاه براي موارد خدماتي آگاه گردند؛ چرا که در حال حاضر، برداشتي نامناسب از ميزان هزينه‌کرد دانشگاه وجود دارد که بايستي با شفاف‌سازي اطلاعات، اقدام به تصحيح آن کرد.
سيستم مديريت اطلاعات(MIS)
سيستم مديريت اطلاعات که در اصل در دستور کار طرح و برنامه قرار گرفته است تا اطلاعات جامع آماري دانشگاه را جمع‌آوري کند. جمع‌آوري و مديريت اطلاعات دانشگاه در حوزه فرهنگي- اجتماعي، کاري است که از طرف معاونت طرح و برنامه به گروه مطالعات داده شده‌است تا آمارهاي مختلف در بخش رفاه، سلامت، مشاوره و غيره در پنج يا شش سال اخير جمع‌آوري شود و در سامانه قرار بگيرد. هدف اصلي از جمع‌آوري اطلاعات مذکور آن است که مديران دانشگاه، بر اساس اين آمارها برنامه‌ريزي کنند؛ چراکه در صورت نبود آمار سمت و سويي که بايد به طرف آن حرکت کرد، مشخص نخواهد بود.
مسائل مطرح شده در اين نوشتار، به دنبال آن است که با شناسايي کارويژه‌هاي گروه مطالعات و برنامه‌ريزي فرهنگي- اجتماعي، باب همکاري بيشتر با دانشجويان و اساتيد دانشگاه را مفتوح سازد. گروه مطالعات مانند اتاق فکر است، چشم و گوش و عقل مجموعه‌ي فرهنگي-اجتماعي و دانشجويي دانشگاه است که مطالعات لازم را انجام داده و آسيب‌شناسي مي‌کند و راهکار ارائه مي‌دهد؛ گروه مطالعات ماهيت اجرايي ندارد بلکه فقط به بخش‌هاي مختلف پيشنهاد و راهکار مي‌دهد. اساتيد، کارمندان و به‌ويژه دانشجويان نيز مي‌توانند در کارگروه‌هاي مشورتي شرکت کنند يا در صورت نياز نشستي را براي گفت‌وگو و بيان موارد و نکات ترتيب دهند، تقاضاي جلسه کنند، مشکلات، معايب و پيشنهادات خود را به گروه مطالعات ارائه دهند تا با بررسي علمي مشکلات توسط گروه مطالعات و برنامه‌ريزي فرهنگي- اجتماعي، شاهد بهبود و افزايش بهره‌وري فرايندها در فضاي دانشگاه باشيم.